Le Pouvoir des Trois: Utilisation de PowerPoint avec Word et Excel

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PowerPoint est assez robuste de sa propre initiative - mais il joue aussi bien avec les autres! Et la capacité d'intégrer PPT avec d'autres programmes peuvent fournir beaucoup de valeur ajoutée.

Voici quelques façons simples de turbo-charge de la productivité et le jazz en place des présentations par «panachage» trois chevaux de trait de MS Office - Word, Excel et PowerPoint.

1. Accélérer le développement en définissant dans Word. Un récent post sur ​​des voies surprenantes d'utiliser PowerPoint a montré comment créer du matériel de formation rapide en exportant à partir de PPT à Word. Regardons les choses en retourner et voir la façon dont Word permet de rationaliser la création d'une présentation. Cette méthode ne vaut pas l'effort pour créer des présentations simples à partir de zéro. Mais si vous possédez déjà des informations soit dans un document Word qui doit être convertie en une présentation, ou vous avez besoin pour construire une grande présentation et / ou complexes (par exemple, plus de 30 diapositives), décrivant dans Word permet d'économiser beaucoup de temps . Voici les étapes:

Créez un document Word. Mettez vos titres des diapositives dans le document. Chaque titre de la diapositive doit avoir un style Titre 1. Ajouter des puces sous les titres. Chaque puce devrait avoir un style Titre 2. Il ressemble à ceci:

Sauvegardez et fermez le fichier Word. Dans PowerPoint, choisissez Ouvrir, modifier le type de fichier à Tous les plans, et choisissez votre fichier Word.

PowerPoint va construire des diapositives à partir du contour, comme ceci:

Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d'appliquer un thème (deux clics), et votre présentation est sur la bonne voie:

2. Améliorer une présentation avec des graphismes d'information à partir d'Excel. Vous pouvez faire des tableaux et des graphiques dans PowerPoint, mais ne le font pas. Ne pas utiliser le même Insérer, Tableau, le choix feuille de calcul Excel. Ces fonctions ne fonctionnent pas bien.

Au lieu de cela, il suffit d'ouvrir Excel et faire de votre graphique ou un tableau là-bas. Sélectionnez le graphique ou un tableau, copier et coller dans PowerPoint. Voila.

Voici la magie. Si vous créez un graphique dans Excel, puis collez-le dans PowerPoint, PPT ajuste automatiquement le style de graphique pour correspondre au thème de présentation. Donc, si vous copiez ce tableau dans Excel:

Vous obtenez ce tableau quand il est collé dans PowerPoint:

Astuce: Vous pouvez annuler cette fonction si vous souhaitez conserver la conception graphique d'origine Excel. Il suffit de sélectionner Conserver le format source de l'icône Presse-papiers qui apparaît lorsque vous collez.

Tableaux ne sont pas automatiquement reformater, mais vous pouvez facilement les modifier en sélectionnant la table après l'avoir collé dans PowerPoint, puis en utilisant l'un des styles rapides disponibles à partir des Outils de tableau, des rubans de conception. Par exemple, le tableau figurant à la diapositive ci-dessus ressemble à ceci lorsque l'origine copié dans Excel:

Le reformatage nécessaire deux clics.

Important: Ne collez pas votre table dans un texte ou un espace réservé de contenu. Réglez la mise en page à vide, donc il n'ya pas des espaces réservés lorsque vous collez-alors vous pouvez réinitialiser la configuration en cas de besoin.

Bientôt: Profitez de SnagIt et PowerPoint!